Fakturowanie jest jedną z najważniejszych czynności w przedsiębiorstwach każdej branży. To właśnie faktury stanowią podstawę do rozliczaniu podatku VAT czy CIT. Bez tego dokumentu nie jest możliwe także ubieganie się o płatność za wykonaną usługę lub dostarczony towar. Ile czasu na wystawienie faktury ma zatem przedsiębiorca, aby wszelkie zasady podatkowe zostały zachowane?
Na początku warto rozróżnić typy faktur, które mogą zostać wystawione w zależności od sytuacji. Pierwszym typem jest faktura zaliczkowa. Fakturę zaliczkową należy wystawić jeżeli za wykonaną usługę bądź towar, otrzymano przedpłatę. Po wykonaniu usługi, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę końcową do faktury zaliczkowej wystawionej wcześniej. Faktura zaliczkowa musi zostać wystawiona do piętnastego dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym dokonano zapłaty. Czas poprzedzający zapłatę również jest regulowany prawnie. Tego typu faktura może zostać wystawiona nie prędzej niż trzydzieści dni przed płatnością. Faktura końcowa zostaje wystawiona z powodu braku całości kwoty na fakturach zaliczkowych, które powinny zostać wykazane w fakturze końcowej.
Innym typem dokumentu sprzedażowego jest zwykła faktura VAT. Wystawienie faktury VAT musi nastąpić podobnie jak przy fakturze zaliczkowej, do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż usługi bądź towaru. Od powyższej reguły istnieją jednak przypadki, które każdy przedsiębiorca powinien przyswoić, aby uniknąć ryzyka podatkowego.
Sprawą wartą uwagi jest fakt, iż klient, który kupuje usługę bądź produkt, również posiada terminy na odliczenie podatków i ewidencjonowanie faktur w księgach. Dla klienta dniem odliczenia podatku jest dzień, w którym otrzymał fakturę VAT, bądź dzień zapłaty faktury zaliczkowej. W momencie kiedy od momentu wystawienia faktury minie trzy miesiące, a klient nadal nie otrzyma dokumentu, pozbawiony jest on możliwości odliczenia podatku. Właśnie dla ograniczenia tego typu problemów, od niedawna istnieje możliwość elektronicznej wysyłki faktur sprzedażowych. Zazwyczaj wysyłane są one na adres internetowy klienta, skąd mogą być bezpośrednio pobrane, zewidencjonowane oraz zaksięgowane przez dział księgowości. Niestety nadal istnieje możliwość wysyłki faktur w formie papierowej poprzez pocztę czy kurierów. Jest to jednak ryzyko w formie opóźnienia, niedostarczenia czy zagubienia dokumentu. Elektroniczna wysyłka faktur także ma swoje minusy. Skrzynka pocztowa klienta nie zawsze uzna wiadomość od dostawcy za bezpieczną, a w przeciwnym wypadku wiadomość z załącznikiem może trafić do folderu z pocztą niepożądaną i tak naprawdę nigdy nie dotrzeć w ręce klienta. Należy więc próbować ograniczyć wszelkie warunki losowe stosując najlepiej podwójne zabezpieczenie jakim jest wysyłka elektroniczna i pocztowa w tym samym czasie. Minimalizuje to ryzyko zagubienia się faktury w przestrzeni internetowej czy torbie listonosza. Jeśli jednak to nastąpi, przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić duplikat dokumentu.
